Actuating (pengarahan)

actuating

Pengertian actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.

Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.

Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif melaksanakannya. Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.

Definisi fungsi pengarahan ini dikemukan para penulis sebagai berikut :

G.R. Terry

Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok, agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.

Koontz dan O’Donnel

Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata. Jadi pengarahan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggerakan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan usaha. Pengarahan ini dapat dilakukan dengan cara persuasif atau bujukan dan instrufi, tergantung cara mana yang paling efektif.

Pengarahan disebut efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar oleh karyawan yang ditugasi untuk itu.

Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan atau Directing adalah :

•Tingkah laku manusia (Human Behaviour)

•Hubungan Manusiawi (Human Relation)

•Komunikasi (Communication)

•Kepemimpinan (Leaderships)

Tingkah Laku Manusia

Manajemen adalah mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain, ini berarti pimpinan menyuruh para bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari tugas-tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Pimpinan dalam membina kerja sama mengarahkan dan mendorong gairah kerja para bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia.

Tingkah laku manusia dapat kita ketahui dengan mempelajari psikologi, sosiologi, antropologi, psiologi social, psiologi manajemen.

Manusia dalam berkelompok mempunyai latar belakang yang heterogin, seperti jenis kelamin, umur, pendidikan, agama, kebudayaan, kepentingan dan lain sebagainya. Tetapi disamping perbedaan ini juga terdapat persamaan, seperti kebutuhan (needs) untuk makan, minum, keamanan, keturunan atau biologis, persamaan kebutuhan inilah yang membentuk kerjasama dan hidup berkelompok.

Needs atau kebutuhan adalah yang diperlukan oleh setiap orang, sedang wants (keinginan) adalah yang ditentukan oleh cita-cita seseorang.

Para penulis yang mengemukakan tingkah laku manusia, diantaranya :

Elton Mayo (1880 – 1049)

F.W Taylor dalam teori klasik, mengemukakan bahwa kebutuhan karyawan hanyalah kebutuhan tunggal atau biologis saja, yaitu gaji dan kesejahteraan (konpensasi) yang besar. Menurut teori klasik ini, jika kompensai dinaikan maka produktivitas kerja karyawan akan meningkat. Hal ini mendorong Elton Mayo Cs. untuk mengadakan penelitian pada perusahaan lampu pijar. Penelitian ini disebut Hawton Study yang dilakukan dengan membagi karyawan kedalam dua ruangan A dan B.

Pada ruangan A diadakan perbaikan ventilasi, penerangan dan pengarahan secara persuasive, sedang pada ruangan B tidak. Hasilnya ternyata produktivitas kerja karyawan diruangan A meningkat walaupun kompensasi tidak dinaikan sedang di B tetap. Berdasarkan penelitian ini terbukti bahwa kebutuhan karyawan bukan hanya peningkatan konpesasi saja, tetapi mereka membutuhkan perlakuan yang baik, prasarana yang baik, dan sebagainya.

Elton Mayo menyimpulkan hasil penelitiannya sebagai berikut :

1.Masalah manusia hanya dapat diselesaikan secara manusiawi dan menggunakan data, informasi dan alat-alat kemanusiaan pula

2.Moral dan semangat kerja lebih besar peranan dan pengaruhnya untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan daripada kompensasi. Moral adalah suatu keadaan yang berhubungan erat dengan kondisi mental seseorang.

3.Perilaku yang baik dan wajar terhadap karyawan lebih besar pengaruhnya untuk peningkatan produktivitas kerja daripada tingkat kompensasi yang besar, walaupun kompensasi juga penting.

Douglas Mc. Gregor

Douglas Mc. Gregror mengemukakan Teory X dan Teory Y tentang tingkah laku manusia atau karyawan dalam perusahaan. Teori ini mengemukakan bahwa manusia secara jelas dan tegas dikelompokan atas manusia penganut Teori X dan Teori Y.

Teori X mengemukakan, bahwa :

1.Rata-rata karyawan itu malas dan tidak suka bekerja

2.Umumnya karyawan tidak berambisi dan menghindari tanggung jawab

3.Karyawan lebih suka dibimbing, diperintah, dan diawasi

4.Karyawan lebih suka mementingkan diri sendiri dan kurang memperdulikan sasaran perusahaan.

Oleh karena itulah para karyawan harus dikendalikan, dipaksa dan diarahkan agar perusahaan dapat mencapai sasarannya.

Teory Y mengemukakan, bahwa :

1.Rata-rata karyawan rajin dan sesungguhnya bekerja sama.

2.Lazimnya karyawan dapat memikul tanggung jawab dan berambisi untuk maju.

3.Karyawan selalu berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan mengembangkan dirinya untuk mencapai sasaran yang optimal.

D. Yung mengemukakan bahwa sifat dan tingkah laku manusia terbentuk dari “keturunan dan lingkungan” nya. Tipe tingkah laku seseorang menurut D. Yung dibagi dalam Introverse, Extroverse dan Ambiverse.

Tipe Introverse, jika perhatiannya terutama diarahkan kedalam dirinya sendiri. orang introverse ciri-cirinya adalah egoistis, pendiam, senang menyendiri, kurang bisa bergaul dan selalu mengutamakan kepentingan pribadinya daripada kepentingan umum.

Tipe Extroverse, jika perhatiannya ditujukan kesekelilingnya. Orang extroverse ini ciri-cirinya adalah berhati terbuka, sosial, gembira, ramah tamah, luas pergaulan dan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan pribadi.

Tipe Ambiverse adalah orang-orang yang tingkah lakunya berada diantara Introverse dan Extroverse.

Clare W. Graves

Ia membedakan tujuh pola tingkah laku manusia yang disusunnya dengan urutan istimewa

1.Tipe Autistik

Hidupnya seperti tumbuh-tumbuhan. Ia kurang atau bahkan tidak punya daya uang dan dalam arti umum tidak dapat dikaryakan.

2.Tipe Animistik

Ia sadar akan lingkungannya, tetapi kurang memahaminya. Motifnya yang paling Dominan adalah mempertahankan kelangsungan hidup, tetapi ia dikuasai oleh hal-hal klenik dan praktek-praktek yang aneh-aneh.

3.Tipe Kejutan

Ia hanya akan memanfaatkan peluang jika tidak ada risiko yang mengancam keamanan dirinya. Orang macam ini sulit diatur dan tekanan yang meningkat serta aturan yang ketat hanya akan menjadikannya lebih buruk lagi.

4.Tipe Sosio senstris

Orangnya rindu akan suasana kerja yang menyenangkan ia mendahulukan masalah-masalah sosial daripada masalah-masalah pribadi atau material.

5.Tipe Agresif dan gila kuasa

Ia lebih suka mengatur diri sendiri, dan menentang tradisi dan tata tertib yang telah mapan.

6.Tipe Agresif Individualistis

Orang yang mempercayakan dirinya sendiri, bertanggung jawab, berkiblat pada tujuan bukan pada sasaran. Ia benci akan perincian metode dan ia tidak menyukai tugas yang dipaksakan.

PERINTAH SATU ASPEK DARI KOMUNIKASI

Suatu perusahaan hanya akan merealisasi tujuannya jika setiap petugas bekerja secara efisien dan ada kerjasama antara petugas yang satu dengan petugas yang lainnya. Salah satu faktor yang memungkinkan terjadinya disebut terakhir ini ialah adanya hubungan yang baik antara petugas didalam perusahaan, terlebih-lebih antara pimpinan dengan bawahan.

Komunikasi kedalam itu sesuai dengan tujuan kepada siapa warta itu disampaikan, dibedakan pula atas dua macam, yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal berarti proses penyampaian sesuatu warta dari pihak intinya kepada pihak pegawai atau sebaliknya.

Jenis-jenis Perintah

1.Perintah Lisan

Para penulis sependapat bahwa perintah dapat diberikan dalam bentuk lisan apabila :

1.Tugas yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana

2.Dalam keadaan darurat

Selain dalam kedua hal tersebut diatas, perintah lisan dapat pula dipergunakan dalam keadaan-keadaan sebagai berikut :

a)Bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan perintah

b)Perintah itu dapat selesai dalam waktu singkat

c)Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak akan membawa akibat yang besar

2.Perintah Tertulis

Perintah tertulis mengadung perbaikan-perbaikan sebagai berikut :

1.Perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran

2.Adanya perintah tertulis menyebabkan orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya

3.Perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan diseluruh unsur organisasi.

Pada umumnya perintah tertulis dapat diberikan dalam hal-hal sebagai berikut :

a)Pada pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail, angka-angka yang pasti dan teliti.

b)Bila pegawai yang diperintah berada di daerah lain.

c)Jika pegawai yang diperintah sering lupa.

(Controlling) pengawasan

 (Controlling) pengawasan

Pengawasan (controlling) merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik. Bisa dikatakan bahwa Pengawasan(Controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling) atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatif.

Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Sedangkan pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali.

Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan dan
4. Pengembalian tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

Organisasi (Organization)

Organisasi (Organization)

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama

B. Struktur Organisasi

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja

C. Bentuk-bentuk Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Perencanaan (planning)

Perencanaan (planning)

Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa:planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa : “ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.”

1. Batasan Perencanaan

Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

2. Unsur Perencanaan

1.  Tindakan apa yang harus dikerjakan

2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

3. Dimana tindakan tersebut dilakukan

4. Kapan tindakan tersebut dilakukan

5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

3. Proses Pembuatan Rencana

1. Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

4. Siapa Saja Yang Membuat Rencana

1. Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2. Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

3. Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : – Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan – Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.

5. Bentuk-bentuk Perencanaan

1. Recana Global (Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas: – Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan – Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. – Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi – Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi 2. Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu : 1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan 2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. 3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 3. Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. – Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan. – Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.